El proceso de
automatización de nominas consta de los
siguientes pasos:
PASO 1: Registro y
captura de marcaciones (puede ser realizada por un equipo
lector de tarjeta,
huella o mano)
PASO 2: Proceso de
calculo de tiempos. Se realiza con software de tiempos
que puede ser parametrizado con los conceptos de pago de la empresa, este
software analiza las marcaciones y nos entrega un archivo que contiene por
empleado el numero de horas laboradas, recargos, extras, dominicales, etc. Este
archivo se usa para alimentar el software de nomina
PASO 3:
Alimentación del software de Nomina (sistema uno, etc) - No vendemos
software de nomina, dado que la mayoría de empresas cuentan con uno.
PASO 4: Generación
de comprobante de pago
Revisemos paso por paso el proceso
PASO PREVIO: INSTALACIÓN DEL SOFTWARE Y
REGISTRO DE USUARIOS
Instalación del software de manejo de equipos: Los equipos se entregan
con un CD que permite instalar el software en un computador con sistema
operativo Windows. En realidad cualquier computador reciente sirve.
Registro de usuarios: Se registran el nombre, cargo, numero de identificación,
foto (opcional)
Captura de huella, mano o registro de tarjeta: Se procede a realizar el
enrolamiento o captura de una o mas huellas
(se recomiendan al menos dos, una de cada mano) o de la tarjeta (esta se puede
hacer aproximando la tarjeta a un equipo conectado o digitando el numero de la
tarjeta en el software). Este proceso puede tomar cerca de 2 a 3 minutos por
persona y se pueden usar varios computadores para agilizar el proceso. La
captura de la huella o la tarjeta se puede realizar directamente en el equipo o
en el PC que tiene el software instalado mediante el uso de un lector de huella
USB (conocido como UrU)
Se agregan al programa el o los equipos digitando la dirección Ip del mismo o mediante una
conexión RS232.
Se sube la información de los usuarios a
los equipos mediante el software o la memoria USB (para aquellos modelos que
cuentan con esa función)
PASO 1: REGISTRO Y CAPTURA DE MARCACIONES
El usuario se aproxima al equipo y selecciona
el tipo de marcación que desea realizar (ENTRADA / SALIDA / ENT BRK / SAL BRK),
presionando el teclado, a continuación presenta la tarjeta o coloca la huella.
En el caso de la tarjeta en menos de 1 segundo y de la huella en menos de 2
segundos debe aparecer en la pantalla el nombre del usuario, su numero ID, se
enciende la luz verde y si cuenta con parlante dirá "Acceso Correcto". El
usuario sabrá que su marcación ha sido realizada exitosamente. Recalco que hay
tres tipos de notificación: luz, texto y voz
El siguiente es un resumen de los equipos
ofrecidos para el registro de marcaciones:
Lector de tarjeta de proximidad
Lector de Huella y Tarjeta de proximidad
Lector de mano (Handpunch)
Lector facial
Permite el registro de la hora de entrada y salida aproximando una tarjeta
de proximidad o mediante la marcación de un numero de identificación y una
contraseña en el teclado.
Recomendado en situaciones donde no se puede utilizar un método de control
biométrico por riesgos de daño en los equipos o inadecuadas características
de la huella de los usuarios.
Muy veloz y permite almacenas desde 10.000 a 30.000 tarjetas en su memoria
interna y mas de 50.000 registros de marcaciones.
Su principal desventaja consiste en el préstamo de tarjetas y la
imposibilidad de verificar la identidad del usuario.
Los equipos son de bajo costo y pueden ser conectados directamente al
computador o a la red de datos para ser administrados desde un computador de
la red local o Internet.
Permite el registro de la hora de entrada y salida mediante la colocación de
una de las huellas registradas, la marcación de un numero de identificación
y una contraseña o la aproximación de una tarjeta (si el equipo cuenta con
lector de tarjetas de proximidad).
El reconocimiento de la huella puede ser hecho con solo colocar la huella en
el equipo (verificación 1:N) o mediante la digitación de un numero de
identificación o la aproximación de una tarjeta seguido por la colocación de
una huella (1:1)
Recomendado en situaciones donde los trabajadores cuentan con una huella en
aceptables condiciones.
El tiempo de lectura y verificación es inferior a 2 segundos para 3.000
huellas y puede almacenar desde 1500 a 2800 huellas y mas de 30.000
marcaciones en su memoria interna.
El costo es superior al lector de tarjetas y pueden ser conectados a un
computador directamente o la red de datos para ser administrados desde un
computador de la red local o Internet.
Permite el registro de la hora de entrada y salida mediante la digitación de
un numero de identificación.
Permite la conexión de lectores de tarjetas externos
Solo permiten la verificación de la identidad de la persona mediante una
marcación 1:1 es decir la combinación de un numero de identificación y la
colocación de la mano.
Hay diferentes modelos y pueden almacenas miles de manos y registros.
El tiempo de lectura es menor a 3 segundos.
Su costo es superior al de los otros sistemas y debe ser conectado a
corriente regulada para evitar daños de los componentes eléctricos.
Su uso es recomendado en situaciones donde la huella dactilar es inadecuada
como en mineros, agricultores, etc
Puede conectarse directamente a un computador o a través de la red de datos
para ser administrado desde la red local o vía Internet.
Permite el registro de la hora de entrada y salida mediante la
identificación de una de las caras registradas, colocación de
una de las huellas registradas, la marcación de un numero de identificación
y una contraseña o la aproximación de una tarjeta (si el equipo cuenta con
lector de tarjetas de proximidad).
El reconocimiento de la cara se realiza ubicándose frente al lector y
mirando hacia la cámara.
La cámara cuenta con iluminador
infrarrojo permitiendo lectura en situaciones de baja luminosidad.
Recomendado en situaciones donde los trabajadores cuentan con
huella en malas condiciones como trabajadores de maquila, construcción y
minería o donde se busque el mayor nivel de asepsia como servicios de salud,
salas de cirugía y aeropuertos.
Para el 2010 se considera que será la
tecnología mas utilizada por la epidemia de Gripa AH1N1 y la prevención de
las personas por tocar elementos.
El tiempo de lectura y verificación es inferior a 2 segundos para
700 caras, 5.000
huellas y puede almacenar desde 1500 a 2800 huellas
Pueden ser conectados a un
computador directamente o la red de datos para ser administrados desde un
computador de la red local o vía Internet.
Todos los equipos pueden ser soportados con
mini-ups (baterías recargables) que garanticen su funcionamiento aun en caso de falla
eléctrica y son
stand-alone, lo cual significa que funcionan de forma autónoma sin necesidad de
estar en línea con un computador.
Hasta este punto con el
software que trae el equipo es posible realizar consultas de las marcaciones
según fecha, usuario, equipo en el que registro, etc, esta consulta puede ser
exportada en diferentes formatos: Excel, Access, word, etc (mirar grafico a
continuación)
El software que viene con el
equipo no realiza ningún calculo
de tiempos solo entrega un reporte como este de Excel:
USERID
Departmento
Nombre
Nro.
Fecha/Hora
Entrada/Salida
ID del Equipo
2
1
Hernan
1
01/11/2007 08:35 A11P11
I
1
2
1
Hernan
1
01/11/2007 08:55 A11P11
I
1
2
1
Hernan
1
01/11/2007 09:10 A11P11
I
1
2
1
Hernan
1
01/11/2007 09:11 A11P11
I
1
2
1
Hernan
1
01/11/2007 09:16 A11P11
I
1
PASO 2: PROCESO DE CALCULO
DE TIEMPOS
En general es realizado de forma manual o
mediante hoja de calculo como Excel, pero puede ser hecho de forma automática
por el software Scap2K (opcional, el costo de la licencia depende el numero de
empleados a controlas y las estaciones donde será instalado).
Este software le permite a cada empresa crear
todos sus conceptos de pago, así como las políticas frente a pago de horas
extras, nocturnos, festivos, compensatorios, etc.
Una vez creadas todas las políticas de pago y
alimentada la información de los empleados, la empresa y los equipos, el
software se comunica con cada equipo, descarga las marcaciones, alimenta su base
de datos y procede a realizar el calculo de tiempos analizando las marcaciones
con los parámetros suministrados.
El software presenta un reporte de
inconsistencias para su corrección y validación.
Una vez depurada la información y aprobadas
las horas extras se procede a la exportación del archivo con el que se
alimentara el software de nomina en el siguiente paso
Veamos este ejemplo de exportación para un
sistema SAP
Se abre el software de nomina y se
alimenta con el archivo generado por Scap2k, se imprime el comprobante de pago y
así el proceso se completa.
CONCLUSIONES
Sin importar el tipo de empresa, numero de
empleados, ubicación de los mismos y software de nomina posea, podemos ofrecerle
el sistema de control que se ajuste a sus necesidades y presupuesto.
M
as importante que
el equipo lector de huella, tarjeta o cara o el software instalado. debe
concentrarse en la organización de su sistema de pagos, turnos,
personas a cargo, departamentos, etc.
La implementación de estos mecanismos de
control en general conlleva una reorganización de los departamentos de personal,
recursos humanos, contabilidad y otros, optimizando y organizando los procesos
dentro de su empresa.
SOLICITUD DE COTIZACIÓN
Con el fin de agilizar el proceso de
cotización de los
sistemas lectores de huellas y Scap2k diseñamos una pagina de Autocotizadores
que le permiten ver el costo del equipo y el software así como todos los
adicionales (UrU, batería, etc). Ver pagina de
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